L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Depuis le 1er janvier 2013, pour tout acte d’achat BtoB (entre professionnels), vous devez faire apparaître sur vos factures et dans vos Conditions Générales de Vente (CGV) une mention indiquant qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros sera appliquée en cas de retard de paiement (Décret n° 2012-1115, 2 oct. 2012, JO 4 oct.).

Cette indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement doit s’ajouter aux pénalités de retard et ne rentre pas dans le calcul de ces dernières. Si les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs à 40 €, une indemnisation complémentaire peut être demandée au client, sur présentation de justificatifs.

Elle est applicable de plein droit, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire, pour chaque facture en retard, et non à un ensemble de factures non payées à temps ; et ne s’applique pas au débiteur sous le coup d’une ouverture d'une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Cette indemnité s’applique à toutes factures non soldées à temps, même si l’achat a été effectué avant le 1er janvier 2013.

Elle n’est pas soumise à la TVA.

Enfin, si d’aventure vous oubliiez de mentionner cette indemnité et de son montant dans les conditions de règlement vous risqueriez une amende de 15 000 € (art. L. 441-6 du code de commerce). Si vous l’oubliez sur vos factures vous risquez alors une amende de 75 000 € (art. L. 441-4 du code de commerce).

Petit rappel concernant les pénalités de retard :

Les conditions d'application et le taux d'intérêt des pénalités de retard exigibles doivent elles aussi être mentionnés aux CGV et sur les factures. Ces pénalités de retard sont exigibles sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire.

Le taux d'intérêt prévu par les CGV est calculé sur le montant TTC de la facture.

« Sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, ce taux est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Dans ce cas, le taux applicable pendant le premier semestre de l'année concernée est le taux en vigueur au 1er janvier de l'année en question. Pour le second semestre de l'année concernée, il est le taux en vigueur au 1er juillet de l'année en question. » - article L441-6 du code de commerce. Le taux d'intérêt appliqué par la BCE à son opération de refinancement est aussi appelé taux refi.

A ce jour ce taux refi est de 0,75%. Le taux d’intérêt applicable pour les pénalités de retard est donc de 10,75%. Nous vous conseillons un taux situé entre 11 et 15% afin de dissuader les mauvais payeurs.

Le calcul de la pénalité de retard est le suivant :

((montant facture ttc X taux de pénalité)/365) X nombre de jours de retard.

Cette pénalité n’est pas non plus soumise à la TVA.

Petit rappel concernant les délais de règlement :

Le délai de règlement (date d’échéance) d’une facture doit apparaitre lui aussi sur vos factures.

Sauf disposition contraire figurant au contrat ou dans les CGV, le délai de règlement est fixé au 30ème jour suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation. Les pénalités de retard courent à compter du 1er jour de retard (donc 31ème jour suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation).

En cas de disposition stipulée au contrat ou dans les CGV, le délai convenu entre les parties ne peut dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires à compter de la date d'émission de la facture.

Pour le délai de 45 jours fin de mois, deux pratiques existent : 1) vous ajoutez 45 jours à la fin du mois d'émission de la facture 2) vous ajoutez 45 jours à la date d'émission de la facture avec une limite de paiement à la fin du mois pendant lequel expirent ces 45 jours.

Pour certaines activités (comme le transport routier de marchandises), le délai ne peut en aucun cas être supérieur à 30 jours à compter de la date d’émission de la facture. Pour d’autres activités (comme la vente de certains produits alimentaires périssables), le délai est conditionné différemment.

Enfin, selon la troisième décision du Pacte national pour la croissance, la compétitivité et l’emploi, « L’État s’engage à réduire ses propres délais de paiement sur le quinquennat, afin de parvenir à un délai de paiement de 20 jours en 2017 ».

Les conseils d'Alternatum Office

Soyez le plus précis possible dans l’écriture de vos CGV et de vos factures (faites-les valider par un avocat).

Prenez contact avec votre client débiteur le plus rapidement possible, afin de savoir à quoi est dû ce retard. Si vous restez inactif, il y a fort à parier que la relation entre votre client et vous-même se détériore très rapidement. Votre client sait qu’il est en retard, il sait que vous savez. Entrez en discussion avec lui afin de trouver une solution de paiement qui apaisera les esprits et fera preuve de votre professionnalisme. Ce client a peut-être tout simplement oublié votre facture ou fait peut-être face temporairement à un problème de trésorerie.